La gestion de mails représente une charge mentale importante pour de nombreux cols blancs. Il n'est pas rare qu'on y consacre la moitié de sa journée de travail. De nombreux acteurs de l'intelligence artificielle proposent de vous en délester. L'invitation est alléchante. Mais les risques sont énormes. Imaginez un seul instant qu'un agent IA dévoile une information stratégique à un destinataire indésirable. Ouch. 🫢

Si vous recevez des milliers de mails par jour, cet article n'est probablement pas fait pour vous. Il l'est toutefois si vous passez 3, 4 ou 5 heures à gérer 50-100 mails par jour. Bref, si vous faites partie des 99% de cols blancs normaux soûlés par la gestion de leurs mails normaux, lisez bien ce billet. À la clé, vous pouvez espérer diviser par 10 le temps alloué à la gestion de vos mails grâce à ce système d'une simplicité désarmante.

J'ai adopté la méthodologie Inbox Zero il y a quatre ans et je ne m'en passerais plus pour rien au monde. C'est mon ancien CEO qui m'y a initié. Ce système simple et gratuit a littéralement changé ma vie. (Merci Alex. 🙏) C'est donc avec plaisir que je vous le partage. C'est parti !

Les principes du Inbox Zéro

Inbox Zero a pour objectif de réduire radicalement la charge (mentale et temporelle) dédiée à la gestion des mails. Adopter cette méthodologie, c'est :

• Passer d'une boîte de réception pleine et illisible à une boîte (quasiment) vide extrêmement lisible pour vous. 🧘
• Réduire les délais de traitement des mails. 🏎️
• Créer de la visibilité pour vous et pour les gens qui attendent quelque chose de vous. 🔭

Il y a plusieurs variantes de cette méthodologie. Mais elles s'appuient toutes sur ces principes pour optimiser votre précieux temps :

• Réduire les opportunités de déconcentration 🛀
• Convertir votre boîte mail en centre de triage 🧑‍⚕️
• Prioriser les actions 🎖️
• Allouer des temps dédiés à la gestion de mails 📨
• Allouer des temps dédiés à la gestion de tâches similaires ✅

Réduire les opportunités de déconcentration 🛀

Le multi-tasking est terrible pour notre cerveau. 🤯 Passer d'une tâche à l'autre accroit la charge mentale et diminue notre efficacité cognitive. Il faut donc réduire au maximum les opportunités de déconcentration.

Désactiver vos notifications (emails, Slack, teams, etc.).

Pro tip : Vous pouvez créer des résumés planifiés sur l'iPhone. Vous ne recevrez plus de notifications SAUF à des moments-clés que vous aurez préalablement choisis.

Ne garder qu'un seul canal d'urgence absolue

C'est le canal sur lequel vous vous engagez de répondre rapidement. Vous devez évidemment communiquer cette information capitale à vos plus proches collaborateur·ices.

Convertir votre boîte mail en centre de triage 🧑‍⚕️

Votre boîte mail n'est pas un centre d'opérations, mais un centre de triage. Aucune consultation (sommaire ou approfondie) n'est faite dans une salle d'attente des urgences. C'est pareil pour votre boîte mail. Elle ne doit servir qu'à « router » les différents flux vers les bonnes ressources.

Activer l'avance automatique des mails

Recharger la page d'accueil après consultation de chaque mail est néfaste. ☠️ D'une part, c'est une perte de temps. D'autre part, revenir à votre boîte de réception vous expose en même temps à tous vos mails. C'est une occasion en or pour vous déconcentrer de votre effort de triage.

Séparer l'écran en deux

Votre boîte mail est une salle d'urgence. Vous devez garder un oeil sur vos patients qui n'ont pas encore intégré le parcours de soins et ceux qui l'ont déjà intégré.

Prioriser les actions 🎖️

Voici un algorithme de traitement simple :

• Ce mail n'a aucun intérêt ? → Je supprime. 🗑️
• Ce mail contient une information pertinente et ne nécessite aucune action ? → J'archive la conversation. 💼
• Ce mail nécessite une action ?
  • Répondre prend moins de deux minutes ? → Je réponds tout de suite. ✅ → J'archive. 💼
  • Répondre prend plus de deux minutes ? → J'indique le mail en favoris. ⭐️
    • S'il y a un délai précis associé → tâche dans mon agenda à la date associée. 📆
    • S'il n'y a pas de délai précis → je traiterai la tâche au moment dédié. 📋

Allouer des temps dédiés à la gestion de vos mails 💌

Supposons que vous recevez moins de 100 e-mails quotidiennement. Deux séances de triage de 20 minutes par jour devraient suffire à maîtriser 90% du flux d'e-mails grâce à l'algorithme de traitement exposé précédemment.

Allouer des temps dédiés à la gestion de tâches similaires ✅

C'est le bouquet final. Vous avez reçu 50 mails de notification cette semaine dont 35 de demandes d'approbation de notes de frais ? Traitez-les toutes en même temps lors de votre séance dédiée aux petites tâches.

Exécutez les tâches similaires en même temps. Vous réduirez considérablement le temps de traitement et la charge mentale associée.

Comment passer à l'action dans Gmail ?

Désactiver vos notifications

Paramètres → Général → "Notifications de nouveaux messages désactivées" → Enregistrer.

Activer l'avance automatique des mails

Paramètres → Paramètres avancés → "Avance auto" → Activer → Enregistrer.

Séparer l'écran en deux

Paramètres → Boîte de réception → Type de boîte de réception → "Plusieurs boîtes de réception" → Emplacement favori.

Tout archiver (ou presque)

• Marquer en favoris ⭐️ tous les mails nécessitant une réponse ou une action.
• Pro tip : Filtrez sur la dernière année maximum.
• Marquer tous vos mails comme "lus" 🤓.
• Sélectionner tous vos mails. ☑️
• Archiver tous vos mails. 💼

Résultat final

Voici maintenant votre nouvelle boîte mail. À gauche, une boîte de réception vidée deux fois 10 minutes par jour. À droite, vos mails nécessitant des actions précises. Ça respire mieux, non ?

La tranquillité ne s'achète pas. Pour le reste, il y a ~~Mastercard~~ l'intelligence artificielle.

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